Rolle | Personalverantwortliche und Personalabteilung

Vereinfachtes Onboarding und Schutz der Mitarbeiterdaten

Teams in Personalabteilungen haben umfassende Aufgaben, von der Rekrutierung und Auswahl von Bewerbern bis hin zu Urlaubs- und Krankheitsangelegenheiten. Heutzutage sind viele der administrativen Aufgaben zunehmend digitalisiert, und aufgrund des angespannten Arbeitsmarktes liegt der Fokus vor allem auf Rekrutierung, Talententwicklung und der Bindung von Mitarbeitern. Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern ist, dass jeder ab dem ersten Tag alle Ressourcen hat, um effektiv und angenehm arbeiten zu können. Modernes Identity- und Access Management spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle.

Benutzerfreundliches Onboarding und Stellenwechsel

Durch die Anbindung an das Personalsystem kann HelloID personelle Änderungen im Personalsystem direkt in die erforderliche Erstellung oder Änderung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten umsetzen. Das Onboarding verläuft reibungslos, und auch bei Stellenwechseln können Mitarbeiter problemlos weiterarbeiten.

Datenlecks verhindern

Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses im Personalsystem sorgt HelloID automatisch dafür, dass die entsprechenden Benutzerkonten und Zugriffsrechte deaktiviert werden. So wird sichergestellt, dass keine Datenlecks auftreten und die Privatsphäre der Beschäftigten geschützt bleibt.

Automatisierte (Self-Service) Prozesse

Mit HelloID werden die Serviceprozesse effizienter und weniger fehleranfälliger. Namensänderungen, temporäre Zugriffsanforderungen und andere Anfragen können von (Personal-) Verantwortlichen selbstständig mit delegierten Formularen bearbeitet werden. Ebenso haben Endbenutzer die Möglichkeit, ihre Anliegen über das Self-Service-Portal selbstständig zu verwalten.

Weniger administrativer Aufwand für die Personalabteilung

Die Registrierung neuer Mitarbeiter und Personaländerungen im Personalsystem werden automatisch von HelloID verarbeitet. Eine manuelle Beantragung durch die Personalabteilung ist nicht mehr nötig. HelloID legt für Mitarbeiter ebenfalls automatisch ein Konto im Personalsystem an.

Problemlose Integration und Migration in Personalsysteme

Mit den zahlreichen verfügbaren Konnektoren kann HelloID schnell und einfach an jedes gängige Personalsystem angebunden werden. Mit dem internen Identity Vault lassen sich die Daten aus dem Personalsystem einfach im internen HelloID-Format abbilden. Die Migration zu einem anderen Personalsystem kann somit problemlos erfolgen.

Häufige Fragen von Personalverantwortlichen

IAM verwaltet die Benutzerkonten und Zugriffsrechte für alle Mitarbeiter der Organisation auf IT-Systeme. Ein neuer Mitarbeiter benötigt ein Benutzerkonto und, je nach Funktion, Zugriff auf verschiedene Anwendungen und Datenverzeichnisse. Bei einem Wechsel der Funktion oder Rolle sind oft Anpassungen der Zugriffsrechte erforderlich. Wenn das IAM-System diese Änderungen automatisch anhand der Informationen aus dem Personalsystem vornimmt, geschieht dies effizient und fehlerlos, was den Mitarbeitern der Personalabteilung viel Arbeit erspart.

Im Grunde bleiben die Aufgaben unverändert. Einige Dinge werden jedoch einfacher. Wenn neue Mitarbeiter im Personalsystem erfasst werden oder sich die Funktion/Rolle eines Mitarbeiters ändert, werden in der HelloID-Plattform die erforderlichen Konten und Zugriffsrechte automatisch erstellt. Eine manuelle Beantragung durch die Personalabteilung ist nicht mehr nötig. Zudem wird mit HelloID für neue Mitarbeiter automatisch ein Mitarbeiterkonto im Personalsystem erstellt. Da das Personalsystem nun die ‚Single Source of Truth‘ für die Verwaltung von Benutzerkonten und Rechten ist, ist es wichtig, dass Personaländerungen stets korrekt und zügig im System erfasst werden.

Im Zuge der Implementierung der HelloID IAM-Plattform dient das Personalsystem als ‚Single Source of Truth‘ für das automatisierte Konto- und Rechteverwaltungssystem. Hierfür ist eine Verknüpfung zwischen dem Personalsystem und HelloID notwendig. HelloID verfügt über Standard-Konnektoren zu allen gängigen Personalsystemen. Die Zuordnung der Personalsystem-Daten zum internen HelloID-Format erfolgt im so genannten Identity Vault. Diese Zuordnung kann leicht konfiguriert werden, muss jedoch mit der Personalabteilung als Eigentümer/Benutzer des Personalsystems abgestimmt werden.

Die automatische Erstellung und Änderung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten erfolgt in HelloID mithilfe des so genannten Role-Based-Access-Control (RBAC)-Systems. Anhand von Business Rules werden für jede Rolle in der Organisation die entsprechenden Zugriffsrechte festgelegt. Für die Implementierung dieses RBAC-Modells sollte die Personalabteilung einbezogen werden, da sie die Struktur der Stellen innerhalb der Organisation kennt und verwaltet.

Als Endergebnis sind die Prozesse für den Eintritt, Wechsel und Austritt von Mitarbeitern größtenteils automatisiert. Auch die Beantragung von zusätzlichen und/oder temporären Rechten sowie anderen Anfragen – wie beispielsweise Namensänderungen nach einer Hochzeit – kann automatisiert werden. Dabei sollten die exakten Übergänge zwischen den Aspekten, die noch manuell erledigt werden, und den automatisierten Prozessen klar definiert werden. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Personalabteilung als zuständige Stelle für die Personalprozesse involviert wird.

Wenn HelloID nach der Implementierung betriebsbereit ist, ist es wichtig, dass das funktionale Verwaltungsteam von HelloID und die Personalabteilung weiterhin miteinander kommunizieren. Insbesondere organisatorische Veränderungen – wie neue Berechtigungen, angepasste Verantwortlichkeiten und/oder neue Rollen – führen in der Regel zu Anpassungen im RBAC-Modell und den Business Rules. Die Anpassungen müssen vor ihrer Implementierung in HelloID miteinander abgestimmt werden.

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Unser IDaaS-Cloudanbieter, Microsoft Azure, verfügt über das größte Compliance-Portfolio der Branche. Dabei umfasst die Compliance wichtige, weltweit gültige Standards und Zertifizierungen.

Zusätzlich zu den Tests durch unsere internen Sicherheitsexperten, prüfen hochqualifizierte ethische Hacker von Deloitte HelloID zweimal im Jahr auch unternehmensextern. Deloitte führt für HelloID gemäß der NCSC ICT-B v2-Richtli­nien und unter Verwendung beispielsweise der OWASP Top 10 Anwendungssicherheitsrisiken Penetrationstests durch. Deloitte ist ein erstklassiger, unabhängiger Marktführer im Bereich der Informationssicher­heit und wurde von Gartner sechs Jahre in Folge als bester Anbieter für globale Sicherheitsbera­tungsdienste ausgezeichnet

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Tools4ever ist ein führender Anbieter von Identity und Access Management Software im Bereich Identity Governance & Administration (IGA) in Deutschland, Österreich und der Schweiz. In Organisationen mit 300 bis zu mehr als 200.000 Benutzerkonten ermöglicht die IAM-Suite von Tools4ever effizientes und sicheres Management der Benutzerkonten und Berechtigungen, um IT-Verwaltungsprozesse zu optimieren und sensible Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.

Seit 1999 entwickelt und liefert Tools4ever Software und Support für User Provisioning, Cloud Identity Management, SSO, Pass­word Management und Self-Service. Wir beraten Sie gerne zu Access Governance, Workflow-Management und Compliance.

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