Branche: Industrie

Produkte: HelloID , Password Self-Service

Mit HelloID die Zukunft gestalten

• Das erfolgreiche Industrieunternehmen ist stetig gewachsen und wurde internationaler. Bewährte Systeme für Kommunikation, Zugang und Austausch von Daten kamen an ihre Grenzen: ein enormer manueller Aufwand für HR- und IT-Abteilung für die entstandenen Informationsdefizite. Es fehlten automatisierte, standardisierte,zentralisierte Lösungen. Der Trend zur mobilen Arbeit erschwert die Lage zusätzlich.
• Durch ein einheitliches System sollen mehr Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit in der Kommunikation ermöglicht werden. HelloID & SSRPM von Tools4ever erleichtern die Verbindungen im Unternehmen: Remote Work, externer Zugriff und Self-Service stehen in der ersten Phase im Vordergrund. Mit HelloID Service Automation will rose plastic die Zukunft gestalten.

„Die Tools waren einfach zu implementieren und in die vorhandene IT-Infrastruktur zu integrieren – und das weltweit. Service und Kompetenz von Tools4ever überzeugen.“

Frank Hohensee, IT-Leiter bei rose plastic AG

Mit HelloID die Zukunft gestalten

Als familiengeführtes Unternehmen fühlt sich die rose plastic AG in besonderem Maße zukünftigen Generationen verpflichtet. Das Thema Nachhaltigkeit spiegelt sich beim Verpackungsspezialisten in mehreren Bereichen wider – so auch in der Zusammenarbeit der weltweit 800 Mitarbeiter. Die Integration aller Mitarbeiter in die Kommunikationsprozesse und ein einfacher und sicherer Zugang zu wichtigen Informationen werden als strategische Ziele des Unternehmens betrachtet. Der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen ist einer der Grundpfeiler der Unternehmensphilosophie. Die Digitalisierung kann hier einen wichtigen Beitrag leisten – vor allem auf der Basis einer modernen IT-Infrastruktur.

Für IT-Leiter Frank Hohensee und seine 13 Mitarbeiter bringt die Dynamik der Digitalisierung einige Herausforderungen, aber vor allem auch Chancen mit sich. Die IT-Abteilung des Unternehmens ist für weltweit 800 Mitarbeiter zuständig, die Hälfte davon in Deutschland. Die andere Hälfte verteilt sich u.a. auf die Produktionsgesellschaften in China, den USA, Brasilien und Indien und Vertriebsgesellschaften in fünf weiteren Ländern. In einem so internationalen Umfeld braucht es eine zuverlässige Kommunikation und Zusammenarbeit. „In den letzten Jahren haben wir schon einige Tools etablieren können, aber wir wollten insbesondere beim Zugriff auf Daten und Systeme von außen (remote) besser werden und die Self-Service-Angebote optimieren“, erklärt Hohensee. Das ist momentan sehr wichtig, denn inzwischen wollen nicht mehr 20, sondern rund 200 Mitarbeiter von Remote Work Gebrauch machen. Außerdem sollen auch die Mitarbeiter aus der Produktion besser in den Informationsfluss eingebunden werden.

2FA für eine sichere Verbindung zu sensiblen Daten

Bei der Suche nach dem passenden IT-Dienstleister fällt die Wahl im Oktober 2020 auf Tools4ever aus Bergisch Gladbach. Das Unternehmen implementiert – nach einer erfolgreichen Testphase – zunächst HelloID, ein cloudbasiertes Access-Management-Tool. Dazu verknüpfen sie im ersten Schritt HelloID mit der SAP-Software der HR-Abteilung. Seit Juni 2021 kann die gesamte deutsche Belegschaft mit Hilfe der HelloID-Authenticator-App über eine sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung jederzeit auf wichtige Daten ganz einfach zugreifen. Das zeitaufwendige und teure Ausdrucken, Kuvertieren und Verteilen von Briefen an die Mitarbeiter hat damit ein Ende – ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. Parallel arbeitet Frank Hohensees Abteilung mit Tools4ever am nächsten Schritt: Durch eine VPN-Anmeldung über Cisco kann HelloID genutzt werden, um remote auf die Server der rose plastic AG zuzugreifen. Für die Mitarbeiter wird dadurch die Arbeit unterwegs noch einmal deutlich erleichtert – auch hier müssen sie lediglich ihr Kennwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeben.

• Funktionalität und Modularität: Die cloudbasierte IAM-Lösung HelloID bietet viele zukunftsgerichtete Funktionen in der Service Automation, und Kunden können sich ganz individuell ein Paket zusammenstellen.
• Schrittweise Implementierung – auch international: Die Funktionen können schrittweise eingeführt werden, Mitarbeiter können sich an die neuen Produkte gewöhnen. HelloID verbindet Standorte weltweit.
• Flexible Lösung: Wenn sich die Anforderungen im Unternehmen ändern, können die Dienste von Tools4ever leicht angepasst werden.
• Zugang über Browser: HelloID ermöglicht Remote-Zugang zu Daten und Systemen immer und von überall auf der Welt.
• Einfach und sicher: Die einzelnen Module sind leicht zu implementieren und zu integrieren und werden über eine Zwei- oder Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert.

Self-Service weltweit – ganz einfach

Um die IT-Abteilung weiter zu entlasten und den Mitarbeitern mehr Kontrolle zu geben, setzen Frank Hohensee und seine Leute auch das Self-Service-Tool für Password Reset von Tools4ever ein. Über HelloID kann SSRPM via Browser auch auf externen Rechnern genutzt werden und erfüllt dabei hohe Sicherheitsstandards. Die IT-Abteilung bekommt nun deutlich weniger Tickets im Zusammenhang mit Passwörtern, während die Mitarbeiter quasi auf Knopfdruck neue Login-Daten erhalten. Frank Hohensee ist überzeugt von HelloID und SSRPM. „Die Tools waren einfach zu implementieren und in die vorhandene IT-Infrastruktur zu integrieren – und das weltweit. Der Service und die Kompetenz der Tools4ever überzeugen“, so Hohensee. Die Entscheidung für Tools4ever fiel auf Basis des besten Preis-Leistungsverhältnisses.

Das Upgrade der IT steht erst am Anfang

Kurz nach der Einführung der IT-Lösungen kommt von den Mitarbeitern vor allem aus der Personalabteilung sehr positive Resonanz. Auch Frank Hohensee zeigt sich zufrieden: „Uns hat besonders gut gefallen, dass die Produkte modular sind und beliebig miteinander verknüpft werden können. So haben wir die Option, weitere Funktionen von HelloID zu implementieren“, fasst er die Arbeit mit Tools4ever zusammen. Für die Zukunft hat der Leiter der IT daher noch einiges vor. Nachdem HelloID und SSRPM jetzt international ausgerollt werden, möchte er die Funktionalitäten von HelloID erweitern. Dazu gehört Single Sign-On (SSO), damit Mitarbeiter nur noch ein Passwort benötigen, um auf all ihre Nutzerkonten und Daten zuzugreifen. Darüber kann auch das Intranet von externen Rechnern erreicht werden, um die Kommunikation zu verbessern. Auch die Service Automation im On- und Offboarding-Prozess soll erweitert werden. „Wir haben also noch einiges zu tun, haben aber mit HelloID eine Lösung für die Zukunft“, lacht Hohensee.