Friedrich-Loeffler-Institut

Branche: Öffentlicher Bereich

Produkte: UMRA

Friedrich-Loeffler-Institut

• Mit der stufenweisen Einführung von UMRA gelingt es dem Friedrich-Loeffler-Institut schnell Ergebnisse zu zeigen und die Personalabteilung zu überzeugen.
• Durch Anbindung des Personalsystems SAGE stehen allen Mitarbeitern bei Neueinstellung oder internem Wechsel sofort die richtigen Berechtigungen, die benötigten Ressourcen und Informationen zur Verfügung. Berechtigungsvergaben sind durchgängig transparent.

Übernimmt Nutzerdaten für die IT automatisch aus dem Personalsystem SAGE und vereinheitlicht die Rechtevergabe standortübergreifend

Das Friedrich-Loeffler-Institut, Bundesforschungsinstitut für Tiergesundheit (FLI) ist eine selbstständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL). Im Mittelpunkt der Arbeiten des FLI stehen die Gesundheit und das Wohlbefinden landwirtschaftlicher Nutztiere und der Schutz des Menschen vor sogenannten Zoonosen, zwischen Tier und Mensch übertragbaren Infektionen. Derzeit arbeiten rund 750 Beschäftigte am Friedrich-Loeffler-Institut. Kennzeichen ist eine dezentrale Struktur mit elf Instituten, die sich auf fünf Standorte verteilen. Um die Anlage und Pflege der Benutzerkonten ungeachtet dieser heterogenen Struktur zu beschleunigen und zu vereinfachen, entschied sich das FLI für UMRA (User Management Resource Administrator) von Tools4ever.

Anbindung an das Personalsystem SAGE

Hauptziel der Einführung von UMRA war, den Aufwand für die Pflege der Benutzerkonten zu senken. Denn meist verbringen hoch qualifizierte Systemadministratoren zu viel Zeit mit simplen Standards. Beim FLI kam nach Worten von IT-Koordinator Dirk Schröter noch der interne Abstimmungsbedarf hinzu. „Erforderlich waren Informationen von den Instituten, Benutzern und von der Personalabteilung. Konten wurden daher oft erst mit Verzögerung bereitgestellt.“ Deutlich erleichtern lassen sich diese Abläufe, indem die jeweiligen Benutzerdaten automatisch aus dem Personalsystem übernommen werden. Schließlich finden sich alle Versetzungen, Namensänderungen oder Ein- und Austritte dort wieder. UMRA bietet deshalb Schnittstellen zu sehr vielen Personalsystemen, unter anderem zu SAGE, das beim FLI zum Einsatz kommt. „Heute fließen die Daten aus SAGE automatisch in unsere Benutzerverwaltung und so ist kaum mehr ein Eingreifen der IT nötig, wenn es um Berechtigungen geht“, so Schröter. Durch die freien Ressourcen wurde der Servicelevel deutlich erhöht und die IT-Spezialisten können sich stärker um ihre Kernaufgaben kümmern. Zudem kommt es nicht mehr zu Engpässen bei der Erstellung von Benutzerkonten, jeder Mitarbeiter kann pünktlich zu seiner Einstellung oder Versetzung aufgrund der zugewiesen Berechtigungen starten.

„… was sie alle eint, ist der Wunsch nach einem schnellen und sicheren Zugang zu ihren Forschungsprojekten und den entsprechenden Daten!“

Dipl. Inf. Dirk Schröter, IT-Koordinator des FLI

Administration erleichtert

Dem FLI ging es zudem darum, die Administration der Benutzerkonten zu erleichtern. In der ersten Stufe wurden deshalb benutzerfreundliche Webformulare implementiert, mit deren Hilfe die Personalabteilung die Stammdaten der Mitarbeiter eintragen kann. Nach Schröters Worten startet danach ein automatisierter Prozess, der die Verantwortlichen im Institut zeitnah über die bevorstehenden Änderungen informiert und die erforderlichen Daten wie neue Telefonnummern, Räume oder akademische Titel ergänzt und damit bestätigt. „So sind die Informationen immer vollständig und wir können die Attribute in den Zielsystemen automatisiert pflegen. Ein Knopfdruck genügt, und das jeweilige Benutzerkonto wird vollständig erstellt sowie die notwendigen Berechtigungen mitgegeben.“ Verzögerungen durch Rückfragen gehören damit der Vergangenheit an. Dieser automatisierte Prozess sorgt zudem dafür, dass die E-Mail-Signaturen von Anfang an richtig erstellt werden, fehlende Daten können die Institute selbst ergänzen.

Hohe Akzeptanz durch stufenweise Einführung

Wie in vielen Unternehmen stand auch beim FLI schon länger die Idee im Raum, Standards zu automatisieren. Doch vorab nur schwer darstellbare Verbesserungen und interne Vorbehalte verschoben das Projekt nach Schröters Worten immer wieder. „Mit Hilfe von UMRA gelang es uns, schnell Ergebnisse zu zeigen und die Kollegen damit zu überzeugen.“ Vor allem aufgrund der stufenweisen Einführung konnte die IT-Abteilung kurzfristigen Nutzen erzeugen. „Zunächst haben unsere Administratoren profitiert, sie konnten die Berechtigungen eines Referenzusers nun auf einen Blick sehen und bei Bedarf übernehmen“. Damit konnte die Zeit zur Erstellung und Bearbeitung bereits existierender Userkonten drastisch verringert werden. Im nächsten Schritt ging es dann um die Abläufe in der Personalabteilung, wie Schröter erläutert. „Zur Eingabe der Stammdaten konnten wir dank UMRA benutzerfreundliche Webformulare bereitstellen. Im Vergleich zur bislang üblichen Übermittlung per Hauspost verringerte sich der Aufwand deutlich.“ Noch ein Plus: Formulare müssen vollständig ausgefüllt werden, unvollständige Anträge gehören der Vergangenheit an. „Seit wir diese Möglichkeit auch den einzelnen Instituten geben, erhalten wir die bislang oft nachträglich eingereichten Informationen wie Telefon- und Raumnummer sofort.“ Jedes Institut kann seine Ressourcen in den Bereichen eigenständig planen und darüber entscheiden, wo die Mitarbeiter intern eingesetzt werden. Auch die Erweiterung des Einsatzes von UMRA ist ein Thema für Schröter. „Der große Vorteil von UMRA ist, dass wir selbst Anpassungen durchführen können und damit Kosten sparen.“ So lassen sich zum Beispiel Formulare problemlos anpassen oder Arbeitsabläufe abbilden.