Case Study avodaq AG

avodaq AG

• automatische Anbindung an Personio HR bringt die IT weiter voran!
• verbessertes User Lifecycle Management und eine Entlastund der IT-Abteilung durch eine reduzierte TIcketzahl.

Die avodaq AG mit Hauptsitz in München hat das Ziel, Digitalisierungspartner Nummer 1 des führenden Mittelstands zu werden. Das Unternehmen erstellt für seine Kunden die IT-Infrastruktur, vernetzt internationale Standorte mit Cloud-Lösungen und bietet Software- und Security-Produkte an. Knapp 300 Mitarbeiter sind in sieben deutschen Städten für die avodaq tätig, weitere Standorte sind London, Manila, New York und Singapur. Seit November 2022 nutzt die IT-Abteilung des Unternehmens für die in Deutschland arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter HelloID.

„Die IT für ein IT-Unternehmen zu machen, ist schon etwas Besonderes“, sagt Fadi AlHazim. Der 39-jährige studierte IT-Ingenieur ist seit 2020 bei avodaq für den IT-Support und die Projektplanung zuständig. Im Moment sieht er die größte Herausforderung in der Automatisierung von Prozessen im Endpoint- und Netzwerkmanagement. Daher testete er im vergangenen Jahr mit seinem achtköpfigen Team verschiedene Identity Access Management Tools führender Softwareunternehmen. „HelloID hat uns dabei wirklich überzeugt, es ist für uns die optimale Lösung“, berichtet er von der Analyse der Tests. Also empfahl er dem IT-Management, das IAM von Tools4ever zu implementieren. Das geschah im November 2022.

„HelloID hat vom ersten Tag an automatisiert auf die Daten von Personio zurückgreifen können… das On- und Offboarding und Prozesse beim Positionswechsel laufen nun vollautomatisiert über HelloID.“

Fadi AlHazim, IT System Engineer bei der avodaq AG

Optimal für New Work

Die avodaq AG führt unter anderem für ihre Kunden Mitarbeiterbefragungen und Ist-Analysen in Bezug auf New Work-Modelle durch, erstellt dazu Konzepte und berät Firmen bei der Umsetzung. „Natürlich ist auch bei uns selbst New Work ein großes Thema“, sagt AlHazim. Mobiles und flexibles Arbeiten schafft besondere Herausforderungen an ein Identity- und Access-Management. HelloID stellt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vom ersten Tag an automatisiert und regelbasiert alle für ihre Arbeit notwendigen Daten zur Verfügung. Dabei greift die Software auf die Informationen aus dem HR-System zurück. Die manuelle Anlage und Pflege von Benutzerkonten entfällt. „Das hat uns vor HelloID schon mal zwei Stunden pro Mitarbeiter gekostet“, so AlHazim.

Automatische Anbindung an Personio HR

Für die Verwaltung und das Management von Personaldaten und HR-Prozessen nutzt die avodaq AG Personio. „Wir haben HelloID implementiert und das Tool hat vom ersten Tag an automatisiert auf die Daten von Personio zurückgreifen können“, berichtet AlHazim. Das On- und Offboarding und die Prozesse beim Wechsel von Positionen innerhalb des Unternehmens laufen nun vollautomatisiert über HelloID. Rund 40 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen im Jahr zur avodaq AG und erhalten nun automatisiert ihre Zugänge und Berechtigungen. „Das spart uns eine Menge Arbeit“, ist AlHazim auch nach einem halben Jahr noch begeistert.

Ticketzahl deutlich reduziert – weniger Fehler

Die Zahl der Tickets, die den IT-Support seiner Abteilung erreichen, konnte durch HelloID deutlich reduziert werden. „Die Supervisor und Manager der Abteilungen sind sehr zufrieden und auch für uns ist das eine deutliche Entlastung, denn die Ticketzahl konnte auf – im Durchschnitt – ein Ticket pro Onboarding reduziert werden“, so AlHazim. „Die manuelle Eingabe von Daten ist immer eine potenzielle Fehlerquelle“, weiß er. Für die nähere Zukunft steht für das Helpdesk der avodaq
AG der Aufbau eines neuen Ticketing-Systems auf der Road Map. „Das ist schon in Planung und dann werden wir auch auf das Self Service-Modul von HelloID zurückgreifen.“

• Perfektes Tool für New Work: Diverse Endgeräte, wechselnde Zugangsstandorte und Berechtigungen sind die Herausforderungen, die New Work für den Bereich Identity and Access Management mit sich bringt. HelloID ist dafür optimal ausgerichtet.
• Übersicht für die IT: Die IT eines Unternehmens profitiert nicht nur von einer deutlich reduzierten Ticket-Zahl an den Support. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die IT eines Unternehmens managen, haben durch HelloID auch immer eine klar strukturierte Übersicht zu den Prozessen und dem Status
  der Zugangsberechtigungen.
• Mühelose Benutzerverwaltung: Jeder User bekommt automatisiert, regelbasiert und fehlerfrei die richtigen Berechtigungen. Entlastet die IT-Abteilung und erhöht die Datensicherheit maßgeblich.
• Identity Management startet in der Personalabteilung. Egal, welches HR-System genutzt wird: Die Integration mit HelloID läuft problemlos. Automatisch greift das Tool auf die Personal-Daten zu und verarbeitet die Änderungen im Personalstamm entsprechend den festgelegten Business Rules in Ihrer hybriden Netzwerkumgebung, ohne dass die IT eingreifen muss.