Careyn

• Die IDaaS (Identity as a Service)-Lösung HelloID von Tools4Ever bot über ihre Service-Automatisierungsfunktionalität eine Lösung an
• Neue Benutzerkonten auf HelloID werden zunächst zu einem Freigabebildschirm weitergeleitet. Erst wenn der Nutzer die Datenschutzbedingungen akzeptiert hat, erhält er über die HelloID tatsächlich Zugang zum Careyn-Netzwerk und zu den Anwendungen.

Careyn führt automatisiertes Datenschutzgenehmigungsverfahren mit HelloID Service Automation ein

Der niederländische Pflegedienst Careyn bietet Dienstleistungen in den Bereichen Betreuung, Pflege, häusliche Pflege und Jugendgesundheitspflege an. Da das Pflegepersonal für seine Arbeit Zugang zu den Kundendaten benötigt, ist es wichtig, dass sie den Datenschutzbestimmungen von Careyn im Voraus zustimmen. Mit HelloID Service Automation von Tools4ever konnte das Unternehmen hierfür eine vollautomatische Lösung einführen.

Careyn ist aus dem Zusammenschluss zahlreicher Einrichtungen der häuslichen Pflege und anderer Wohlfahrtseinrichtungen hervorgegangen. Der Pflegedienst ist in verschiedenen niederländischen Provinzen, vor allem in Südholland sowie in der Region Utrecht und Breda tätig. Careyn setzt neben den eigenen festen Mitarbeitern auch viele flexible Pflegekräfte ein, die über verschiedene externe Partner vermittelt werden. In ihrer täglichen Arbeit mit den Kunden müssen diese Pflegekräfte in der Lage sein, Patientendaten abzufragen und zu aktualisieren.

Insbesondere bei diesen flexiblen Arbeitnehmern ist es für den Pflegedienst wichtig, dass alle Mitarbeiter im voraus die Datenschutzbestimmungen kennen und ihnen zustimmen. Ivo Jacobs, IT-Projektleiter bei Careyn: „Früher war dies ein manueller Prpzess auf Papier. Ein zeitaufwändiger Vorgang, bei dem es schwierig war zu kontrollieren, ob alle Mitarbeiter rechtzeitig ihre Zustimmung gegeben haben. Gemeinsam mit Tools4ever haben wir eine Lösung entwickelt, mit der dieser Prozess nun vollständig automatisiert werden konnte.“

„Mit HelloID Service Automation von Tools4ever haben wir ein vollständig automatisiertes Datenschutzgenehmigungsverfahren für unsere externen Pflegekräfte umsetzen können. Damit sind wir datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite“

Ivo Jacobs, IT-Projektleiter bei Careyn

Einwilligung in Datenschutzbestimmungen

Der Datenschutz ist in Einrichtungen des Gesundheitswesens besonders wichtig. In diesem Bereich geht es um hochsensible Kundendaten, die eingesehen, aktualisiert und bei Bedarf an andere Pflegedienstleister weitergegeben werden. Es gelten strenge Regeln für die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Diese sind im Zuge der jüngsten Datenschutzgesetze und -normen insbesondere im Pflegesektor noch verschärft worden. Es ist daher sehr wichtig, dass jeder Mitarbeiter, der im Namen von Careyn Zugang zu Patientendaten erhält, diesen Bedingungen im Voraus zustimmt. Die Kunden müssen sich darauf verlassen können, und der potenzielle Schaden im Falle einer Datenverletzung ist enorm.

Risikoreicher manueller Prozess

Wie in vielen Unternehmen wurde auch bei Careyn das Genehmigungsverfahren manuell organisiert. Bei Festangestellten war dies auch kein größeres Problem. Sie unterzeichnen die Datenschutzbestimmungen im Rahmen ihres Arbeitsvertrags. Bei den unbefristeten Flexarbeitern ist dies nicht der Fall. Sie haben einen Vertrag mit einem Zeitarbeitsunternehmen oder werden über einen einen anderen Pflegedienstleister vermittelt. Sie müssen daher den Datenschutzbestimmungen gesondert zustimmen, bevor sie auf Kundendaten zugreifen können. Mit dem früheren Papierverfahren war dies ein kostspieliger und schwer zu kontrollierender Prozess.

Automatisierter Prozess mit HelloID Service Automation

Der Pflegedienst strebte einen automatisierten Prozess an. Jacobs erklärt: „Mit dem Identity- und Access-Management-System HelloID hatten wir bereits die Grundlage dafür. Diese cloudbasierte IAM-Lösung wurde bei uns bereits zur Verwaltung von Benutzerkonten und deren Zugriff auf das Netzwerk und verschiedene Anwendungen eingesetzt. In enger Zusammenarbeit zwischen den HelloID-Spezialisten und der IT-Abteilung von Careyn haben wir einen automatisierten Einwilligungsprozess eingeführt.“

Erfolgreiche Umsetzung

Neue Benutzer erhalten ein Benutzerkonto auf HelloID. Wenn sie sich zum ersten Mal anmelden, werden sie  auf eine Seite zur Einwilligung in die Datenschutzbestimmungen weitergeleitet. Erst wenn der Benutzer die Datenschutzbestimmungen akzeptiert hat, erhält er Zugriff auf das Netzwerk und die Programme des Unternehmens. Dieser Ansatz war von Anfang an sehr erfolgreich. Man kann erst nach erfolgter Einwilligung mit der Arbeit beginnen und hat somit eine Benutzerakzeptanz von 98%. Die Zustimmung der Mitarbeiter wird digital erfasst und steht anschließend für Kontrollen und Prüfungen zur Verfügung.

Vorteile

• Unterstützt ein automatisiertes Datenschutzgenehmigungsverfahren
• Kann in die gesamte Identity Access Management-Lösung integriert werden
• Konform mit Datenschutzgesetzen und -normen
• Nahtlose Integration mit unternehmenseigenen IT-Programmen
• Schnelle Einführung und unmittelbare Ergebnisse
• Vollständige Einsicht in den Datenschutzstatus
• 100 % cloudbasierte und zukunftssichere Lösung