Branche: Dienstleistung und Industrie

Produkte: IAM

Aalberts Material Technology

• Dank IAM können die Personalverantwortlichen der Aalberts Material Technology GmbH die Benutzerverwaltung dezentral per Web-Formular übernehmen.
• Alle IT-spezifischen Prozesse wie das Anlegen von Benutzerkonto oder E-Mail-Adresse erledigt IAM automatisch. Manuelle Tätigkeiten der IT-Abteilung sind nicht mehr erforderlich.

Benutzerverwaltung dezentral regeln – unkomplizierter Umstieg von UMRA auf IAM

Aalberts Industries ist eine international tätige Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in den Niederlanden. Das Portfolio konzentriert sich auf technische Produkte, Lösungen und Systeme für unterschiedliche Märkte. Dazu gehören etwa Installationen, Heiz- und Kühlsysteme, industrielle Bedienelemente und industrieller Service. Kunden finden sich beispielsweise in der Halbleiter- und Automobilindustrie, der Baubranche, im Öl- und Gassektor oder der Metall- und Elektroindustrie. Aalberts Industries wurde 1975 gegründet und beschäftigt heute knapp 15.000 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist an der niederländischen Börse notiert und in mehr als 30 Ländern weltweit präsent. Eine wichtige Rolle spielt der Bereich Aalberts Material Technology mit Sitz in Kerpen. Unter deren Dach sind die Aktivitäten zu Oberflächenbeschichtung und Materialhärtung vereint. Im Rahmen einer Neustrukturierung bekam die IT-Abteilung der Kerpener eine europaweite Zuständigkeit und betreut mittlerweile 1.500 Benutzer an 60 Standorten.

Von Null auf Hundert

Eine Lösung für eine dezentrale Benutzerverwaltung wurde nötig, als die Aktivitäten zu Oberflächenbeschichtung und Materialhärtung neu geordnet wurden. Dazu legte Aalberts Industries unterschiedliche Werke in Einheiten zusammen und betraute die Aalberts Material Technology GmbH mit der Rolle einer zentralen EDV. Application Manager Joachim Klein war daher plötzlich für eine Vielzahl unterschiedlicher Werke und Standorte zuständig. „Dieses Wachstum mussten wir auch in der EDV abbilden, zeitweise haben wir mehrere Werke in kurzen Abständen in unsere IT-Strukturen integriert.“ Möglich war die geforderte Schlagzahl nur durch die Einführung von automatischen Prozessen. Aufgrund der Möglichkeit, sehr viele unterschiedliche Softwareumgebungen anbinden zu können, entschied sich Klein für Tools4ever und die erfolgreiche Zusammenarbeit dauert nun bereits seit 2003. Aufgrund dieser langjährigen und guten Erfahrungen mit der Lösung UMRA von Tools4ever war es für Klein selbstverständlich, den Umstieg auf den neuen Identity & Access Manager (IAM) zu vollziehen. „Die Entscheidung hat sich bewährt, der Umstieg von UMRA auf IAM ging reibungslos über die Bühne. Zudem bestehen viele Möglichkeiten, den Einsatzbereich von IAM noch auszuweiten.“

„Die Kollegen müssen lediglich Name, Vorname, Abteilung und den zugehörigen Vorgesetzten in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Mehr ist nicht zu tun, den Rest übernimmt IAM.“

Joachim Klein, Application Manager bei Aalberts Material Technology

Arbeit dort erledigen, wo sie anfällt

Ziel der Einführung einer Lösung für das Identity & Access Management war es nach Kleins Worten, Standardaufgaben im Bereich Nutzersteuerung an die einzelnen Werke delegieren zu können. „Die jeweiligen Personalabteilungen verantworten alle formalen Prozesse rund um die Arbeitsverhältnisse. Deshalb ist es logisch, ihnen auch Erstellung und Deaktivierung von Benutzerkonten zu überlassen.“ Um dies zu gestatten, stellt IAM internetbasierte Formulare bereit, in die sich die jeweiligen Angaben eintragen lassen. Klein erläutert den Ablauf: „Wer eine Einstellung abwickelt, erstellt gleichzeitig das nötige Nutzerkonto für die IT-Infrastruktur und die E-Mail-Adresse der neuen Kollegen. Bei der Bearbeitung von Abgängen werden ebenfalls per Web-Formular die Konten deaktiviert. So lässt sich beispielsweise frühzeitig einstellen, wann ein Mitarbeiter ausscheidet.“ Diese Delegation funktioniert nur deshalb, weil sich IAM sehr einfach bedienen lässt und kein IT-Know-how erforderlich ist. Klein betont, dass minimale Angaben für die dezentrale Benutzerverwaltung ausreichen. „Die Personalkollegen müssen lediglich Name, Vorname, Abteilung und den zugehörigen Vorgesetzten in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Mehr ist nicht zu tun, den Rest übernimmt IAM.“ Die Personalmitarbeiter drucken die von IAM generierten Kontodetails dann lediglich aus und überreichen sie den neuen Kollegen.

Know-how-Aufbau im Unternehmen

Bislang kamen die Ideen von der Aalberts Material Technology GmbH und Tools4ever hat die entsprechenden Änderungen dann umgesetzt. „In Zukunft wollen wir auf das Consulting weitgehend verzichten, wir können dann sehr viel flexibler agieren“, erläutert Klein. Folgerichtig haben die Kerpener mit der Umstellung zu IAM auch die Gelegenheit genutzt, einen begleitenden Workshop wahrzunehmen. Ein Kollege wurde in IAM geschult und kann seitdem eigene Programmierungen umsetzen, damit soll IAM in Zukunft noch schneller an die Bedürfnisse der Kerpener angepasst werden. Bereits umgesetzt sind Funktionalitäten, um die Gruppenzugehörigkeit der Mitarbeiter zu pflegen. Was über die reine Abteilungszugehörigkeit hinausgeht, musste Kleins Abteilung bislang manuell anlegen. „Benötigt ein Mitarbeiter noch Rechte in anderen Gruppen, können das seit neustem auch die Personalverantwortlichen.“ Dazu bildet IAM die Gruppenzugehörigkeiten ab, diese lassen sich per Mausklick für jeden Nutzer angeben. „Die Kollegen von den Personalabteilungen erhalten nur die Optionen, die tatsächlich für den jeweiligen Mitarbeiter verfügbar sind. Falscheingaben sind damit so gut wie ausgeschlossen“, freut sich Klein. Erweitert werden sollen zudem die Reporting-Möglichkeiten. „Weil wir UMRA und IAM schon sehr lange nutzen, finden sich jedoch kaum Fehler im System.“

Ergebnis

Dank IAM können die jeweiligen Personalverantwortlichen der Aalberts Material Technology GmbH die Benutzerverwaltung dezentral per Web-Formular übernehmen. Alle IT-spezifischen Prozesse wie das Anlegen eines Benutzerkontos und einer E-Mail-Adresse erledigt IAM automatisch im Hintergrund. Manuelle Tätigkeiten der IT-Abteilung sind nicht mehr erforderlich.