Berufsbildungszentrum IDM

4.000 Accounts mit weniger als 5 Admins verwalten.

• Schweizer Bildungszentrums IDM mit Hauptsitz in Thun ist eine Berufsfachschule für Aus­- und Weiterbildungen in den Bereichen Industrie-Gewerbe, Dienstleistung und Modegestaltung
• Die IT des Bildungszentrums verwaltet und überwacht rund 4.000 User mit weniger als 5 Admins
• Effizienz und Ressourceneinsparungen in der IT, dank automatisiertem Provisoning der Accounts

Durch die Umstellung auf HelloID verwaltet und automatisiert die IT des schweizerischen Bildungszentrums IDM die Benutzerkonten für Auszubildende und Mitarbeitende seit August 2024. Das spart Zeit und Kosten, die Fehleranfälligkeit wurde minimiert. Die Accounts von rund 3.500 Auszubildenden und etwa 500 Mitarbeitenden verwaltet die kleine, aber schlagkräftige IT-Abteilung des schweizerischen Bildungszentrum IDM.

“Wir sind hier fünf ITler, nicht alle in Vollzeit, daher ist Effizienz für uns ein ganz wichtiges Thema.”

René Bilger, IT-Leiter des Berufsbildungszentrums IDM

Herausforderung: Effizienz

Als der bisherige IAM-Anbieter Anfang 2024 ankündigte, ein neues Produkt zu entwickeln, schaute sich René Bigler nach einer effizienteren und hochwertigeren Lösung an. Bigler leitet in Thun die IT-Abteilung von IDM. „Wir sind hier fünf ITler, nicht alle in Vollzeit, daher ist Effizienz für uns ein ganz
wichtiges Thema. Außerdem suchten wir nach einer Lösung, die cloudbasiert arbeitet und da bin ich auf HelloID von Tools4ever gestoßen.“ Die Anforderungen, die Bigler und sein Team an die neue Lösung hatten, waren: Die Verwaltung der Accounts von etwa 4.000 Auszubildenden und Mitarbeitenden an fünf  Standorten sollte automatisiert und für die IT übersichtlicher ablaufen, die IT durch eine Effizienzsteigerung entlastent und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert werden. Bigler: „Durch die Anbindung an das kantonale Verwaltungssystem, von dem wir die Benutzerstammdaten in unser IAM übertragen müssen, liegen Fehlerquellen oft nicht in unsere Hand. Wir wollen aber sofort sehen, wenn tatsächlich Datensätze nicht korrekt eingepflegt wurden, um im IAM sofort reagieren zu können.“

Übersichtliche Server-Strukturen

Kurz vor den Sommerferien im Juni 2024 starteten Bigler und seine Kollegen die Umstellung auf HelloID, seit dem Beginn des neuen Schuljahres im August läuft das neue IAM-System. Das spart der IT seitdem Zeit und Arbeitsaufwand. Es kommen weniger Tickets in Bezug auf Zugangsdaten und das automatisierte Access-Management ist für Bigler und seine IT wesentlich übersichtlicher. „Durch HelloID hat sich die gesamte Struktur vereinfacht und ist für uns  überschaubar geworden, auch wenn mal fehlerhafte Import-Daten vorliegen“, erklärt Bigler. „Vor HelloID mussten wir die Server-Infrastrukturen, die die Accounts generieren und provisionieren, vor Ort an unseren unterschiedlichen Standorten betreiben. Das läuft jetzt dank der Cloud-Lösung zentral bei uns, spart uns Arbeit bei der Wartung und Pflege der Systeme.“

„Durch ein zentrales Web-User-Interface ist das Handling sehr komfortabel geworden. Wenn jetzt Probleme durch importierte und fehlerhafte Quelldaten auftreten, sehen wir in der Fehleranalyse sofort, woran es liegt und können gezielt eingreifen. Das war vorher zum Teil schon sehr umständlich.“

Hohe Kostentransparenz

Die cloudbasierte Lösung von HelloID schafft Transparenz bei den Kosten: „Ich habe keine großen einmaligen Anschaffungskosten, die ich dann abschreiben muss, sondern weiß genau, was mich die Lösung im Jahr kostet“, sagt Bigler. Übersichtliche Abrechnungsformalitäten sind auch Vorteile der cloudbasierten Lösung von HelloID, für die sich das IDM entschieden hat. „Das ist Teil unserer übergreifenden IT-Strategie“, erklärt Bigler. „Wenn es eine Lösung gibt, die wir als SaaS-Applikation aus der Cloud beziehen können und von der Funktionalität unseren Anforderungen entspricht, entscheiden wir uns dafür.“ Einzige Voraussetzung: Die für Bildungseinrichtungen teilweise sehr restriktiven Anforderungen des Datenschutzes müssen erfüllt sein. „Auch bei diesem heiklen Punkt sind wir mit HelloID komplett glücklich“, so Bigler.

• Automatisierte Prozesse: Durch die Umstellung auf HelloID wird das Provisioning der Accounts für Auszubildende und Mitarbeitende automatisiert, was Zeit und Ressourcen spart und die Effizienz der IT-Abteilung erhöht.
• Minimierte Fehleranfälligkeit: Die zentrale Verwaltung und die übersichtliche Fehleranalyse ermöglichen eine schnellere Identifikation und Behebung von Problemen, wodurch die Fehleranfälligkeit signifikant reduziert wird.
• Einfache Handhabung: Die klare Struktur und das zentrale Web-User-Interface von HelloID machen die Verwaltung der Zugangsberechtigungen für die IT-Abteilung komfortabel und unkompliziert.
• Hohe Kostentransparenz: Die cloudbasierte Lösung bietet eine klare Übersicht über die jährlichen Kosten, ohne hohe Anschaffungskosten, was die Budgetplanung und -kontrolle erleichtert.
• Datenschutzkonformität: HelloID erfüllt die strengen Datenschutzanforderungen für Bildungseinrichtungen, was eine sorgenfreie Implementierung und Nutzung der Lösung garantiert.