Schluss mit dem „Eh-da-Leute“ Ansatz für die IT!

Wie Identity Management die IT-Abteilung entlastet und das Unternehmen insgesamt stärkt 

Haben Sie sich jemals gefragt, warum trotz moderner Technologie Ihre IT-Abteilung ständig überlastet ist? Die Antwort könnte im „Eh-da-Leute“-Ansatz liegen. Mitarbeiter, die „eh schon da“ sind und deshalb für zusätzliche Routine-Aufgaben herangezogen werden. Insbesondere die IT-Abteilung ist leider von diesem Ansatz oft hinderlich betroffen. Die Erwartung, dass die IT-Mitarbeiter Routineaufgaben „nebenbei“ erledigen, führt häufig dazu, dass wichtige IT-Arbeitsprozesse bis jetzt eben nicht optimiert oder automatisiert sind. Auch durchgehende Prozesse zwischen Personalabteilung und IT sind Fehlanzeige. 

In vielen Organisationen wird wenig Rücksicht auf die IT-Abteilung genommen. Verspätete, fehlerhafte oder unvollständige Änderungsmeldungen (wenn sie überhaupt erfolgen) führen zu Fehlern, Rückfragen, Korrekturen, inkonsistenten Daten und Sicherheitsvorfällen und somit zu erheblicher Mehrarbeit für die IT. Die User erwarten aber, dass die IT „mal eben schnell nebenbei“ diese „einfachen Aufgaben“ erledigt. Das Gegenteil passiert und die lange IT-Bearbeitungszeiten verstören die allgemeinen Arbeitsprozesse und nerven die User. 

Andererseits ist die manuelle IT-Verwaltung ineffizient und sorgt innerhalb der IT für Frust, die Motivation sinkt. Außerdem bleibt weniger Zeit für wirklich wichtige IT-Aufgaben, die die Organisation weiter voranbringen. Schnell fängt man an, über Jobalternativen nachzudenken. Diese Problematik wird dadurch verschärft, dass IT-Abteilungen oft personell unterbesetzt sind. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein modernes Identity-Management-System diese Herausforderungen meistert und Ihre IT-Abteilung von Routinetätigkeiten befreit, um Ihr Unternehmen insgesamt zu stärken. 

Die „Eh-da-Leute“-Problematik in der IT-Abteilung 

Der „Eh-da-Leute“-Ansatz ist in vielen Unternehmen weit verbreitet. Hierbei werden Mitarbeiter, insbesondere in der IT-Abteilung, für manuelle Routineaufgaben wie die Benutzerverwaltung oder die Vergabe von Berechtigungen eingesetzt. Statt diese Prozesse zu optimieren oder zu automatisieren, verlässt man sich darauf, dass die ohnehin vorhandenen Mitarbeiter diese Aufgaben „nebenbei“ manuell erledigen. Dies führt zu mehreren Problemen: 

• Überlastung der IT-Mitarbeiter: Routineaufgaben kosten Zeit und Konzentration, bieten jedoch wenig Mehrwert. Das Gefühl, Fließbandarbeit zu leisten, statt strategische IT-Arbeit zu verrichten, führt zu Unzufriedenheit und Demotivation.
• Fehlende Effizienz: Jeder Prozessschritt muss manuell durchgeführt werden, was zu Fehleranfälligkeit führt und Ressourcen bindet, die für innovative Projekte genutzt werden könnten.
• Risiko für die IT-Sicherheit: Manuelle Prozesse bergen hohe Risiken für menschliche Fehler, was potenziell sicherheitsrelevante Lücken schaffen kann.
• Erhöhte Fluktuation: Unzufriedenheit führt oft zu höheren Krankenständen und Fluktuation in der IT-Abteilung, was in Zeiten von Fachkräftemangel ein ernstzunehmendes Risiko darstellt. 

Identity Management als Lösung 

Ein modernes Identity Management System (IAM) bietet Unternehmen die Möglichkeit, repetitive Aufgaben in der Benutzerverwaltung zu automatisieren und gleichzeitig die IT-Sicherheit und Compliance zu verbessern. Die zentralen Vorteile sind: 

• Automatisierung repetitiver Aufgaben: Routineaufgaben wie die Bereitstellung von Benutzerkonten werden automatisiert, sparen wertvolle Zeit und reduzieren die Arbeitslast der IT-Mitarbeiter erheblich.
• Reduktion von Fehlern und Sicherheitslücken: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Fehlern und schützen sensible Daten durch regelmäßige Überprüfung und regelbasierte Zuweisung von Berechtigungen.
• Erhöhte IT-Sicherheit und Compliance: Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Datenschutzvorgaben wird gesichert, Vertrauen wird gestärkt, und veraltete Berechtigungen werden vermieden.
• Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation: IT-Mitarbeiter können sich auf wichtigere und interessantere Projekte konzentrieren, was zu höherer Zufriedenheit, Engagement und geringerer Fluktuation führt.
• Positive Auswirkungen auf die gesamte Organisation: Eine entlastete IT-Abteilung fungiert als strategischer Partner, der Projekte vorantreibt, die der gesamten Organisation zugutekommen. 

Praktisches Beispiel: Wie HelloID das IT-Management verändert 

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen führt HelloID als zentrale Identity-Management-Plattform ein. Früher wurde die Bereitstellung von Benutzerkonten und das Zugriffsmanagement manuell durch den IT-Service Desk durchgeführt. Dies bedeutete eine hohe Belastung für die Mitarbeiter, häufige Fehler und Verzögerungen. 

Nach der Einführung von HelloID konnte der Prozess für die Benutzerverwaltung automatisiert werden. Auf Basis der Daten aus dem Personalsystem werden neue Mitarbeiter automatisch und regelbasiert mit den entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet, und auch der Austritt erfolgt jetzt automatisiert und zeitnah. Das führt zu erheblich weniger Tickets und das IT-Team kann sich so auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, was die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation deutlich steigert. 

Die automatisierte Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass sich die entlastete IT-Abteilung als strategischer Partner etablieren kann, der zur Wertschöpfung im Unternehmen beiträgt. Die IT-Abteilung kann innovative Projekte umsetzen, und das Unternehmen profitiert von einer gesteigerten Effizienz und verbesserten Sicherheit und Compliance. 

Fazit: Identity Management als Schlüssel zur Effizienzsteigerung und erhöhte IT-Sicherheit 

Der „Eh-da-Leute“-Ansatz in der IT-Abteilung kann effektiv durch ein modernes Identity Management System wie HelloID von Tools4ever gelöst werden. Die Automatisierung und Optimierung der Benutzerverwaltung entlasten die IT-Abteilung, steigern die IT-Sicherheit und tragen zur allgemeinen Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.  

Für Geschäftsführer, (IT-) Manager und Service Desk Leiter bietet die Investition in Identity Management nicht nur eine gut funktionierende, sondern auch eine motivierte IT-Abteilung, die zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen wird. 

Starten Sie jetzt mit der Implementierung eines Identity Management Systems und verwandeln Sie Ihre IT-Abteilung in einen strategischen Partner, der nicht nur Routineaufgaben abwickelt, sondern die gesamte Organisation voranbringt. 

Geschrieben von:

Jan Pieter Giele

Managing Director DACH, Nord- & Osteuropa

Jan Pieter Giele ist seit 2004 als Managing Director verantwortlich für die Aktivitäten der Tools4ever Informatik GmbH. Von Bergisch Gladbach aus kümmert er sich um die Weiterentwicklung und den Verkauf unserer IAM-Tools in Deutschland, Schweiz, Österreich und Nord- & Osteuropa und überwacht Beratung, Implementierung und Support.