Eckert Schulen AG

Dr. Robert Eckert Schulen AG

• Die Anbindung an Personio HR bringt die IT-Abteilung und Organisation weiter voran
• Personio als Basis für automatisiertes und regelbasiertes User Lifecylce Management

Die Dr. Robert Eckert Schulen AG ist einer der größten Bildungseinrichtungen in Deutschland. Beim Identity Access Management hat sich die IT für HelloID von Tools4ever entschieden.

Corona hat die Strukturen der Bildungsbranche in Deutschland nachhaltig verändert. Vor allem private Anbieter haben die Krise aber gewinnbringend als Chance begriffen. Die schon vor der Pandemie ständig steigende Nachfrage nach flexibleren Aus-, Weiter und Fortbildungen, nach auf persönliche Lebenssituationen angepassten Studienmodellen lösen private Schulen und Hochschulen jetzt noch einmal verstärkt durch den Einsatz digitaler Unterrichtsmodule. „Das war ein Boost durch Corona“, erinnert sich auch Markus Aumer an die Zeit der Lockdowns. Präsenzunterricht war nicht möglich.

Die Eckert Schulen konnten die Situation aber durch eine komfortable Ausgangsposition mit einer leistungsstarken IT-Infrastruktur als Wettbewerbsvorteil für sich nutzen. Aumer leitet seit 2013 die IT der Eckert Schulen. Mit rund 8.500 Schülern und Studenten und circa 1.800 Mitarbeitern an über 50 Standorten ist es eine der größten privaten Bildungseinrichtungen in Deutschland. Rund 3.000 PCs verwaltet und administriert das 16-köpfige Team von Aumer von der Zentrale im oberpfälzischen Regenstauf aus, inklusive Rechenzentrum, lokaler Netzwerke, Client Services und der Software mit Business- und Kommunikations-Tools (Teams, Skype).

„Vorher haben wir die IDs manuell anlegen müssen. Die Nutzung von HelloID ist für unser Team eine enorme Arbeitserleichterung und schafft in unserem Team durch die personelle Entlastung Raum für sinnvollere Tätigkeiten.“

Markus Aumer, IT Leiter bei der Dr. Robert Eckert Schulen AG

Entlastung für die IT des Unternehmens

Bei der Verwaltung der IDs für eine so große Zahl an Mitarbeitern, Schülern und Studenten an unterschiedlichsten Standorten stellt sich schnell die Frage nach einem komfortablen, effizienten, sicheren und vor allem automatisierte Lösung für die Bereitstellung von Useraccounts, Daten und weitere IT-Ressourcen.
„Der Supportdesk von Personio, unser HR System, hat uns das automatisierte und regelbasierte Provisioning unserer Mitarbeiterdaten mit HelloID in unserer Netzwerkumgebung empfohlen. Das haben wir jetzt umgesetzt, in einem zweiten Step überprüfen wir nun, wie wir die Daten unserer Teilnehmer aus dem Schulverwaltungssystem über HelloID mit unserem Netzwerk abgleichen können.“ HelloID ist ein cloudbasiertes Identity-Access-Management-Tool. Vertrieben
und supported wird es vom IT-Unternehmen Tools4ever aus Bergisch Gladbach. Aus den vom HR Team in Personio bereitgestellten Daten des Personals der Eckert Schulen generiert HelloID nun vollautomatisiert die User IDs mit den vorher definierten Zugangsberechtigungen. Vorher haben wir die IDs manuell anlegen müssen. Die Nutzung von HelloID ist für unser Team eine enorme Arbeitserleichterung und schafft so – durch die personelle Entlastung – Raum für sinnvollere Tätigkeiten.“ Vor der Implementierung informierte sich Aumer auch über andere IAM-Tools. „HelloID war für uns die flüssigste Lösung und die Einbindung in unser HR System war durch fertige Templates und einen guten Support denkbar einfach: Nach etwa einem halben Tag waren wir fertig.“

Automatisierte Change-Funktion

Studenten und Schüler machen an den Eckert Schulen ihre Abschlüsse und verlassen die Einrichtung. Einen routinemäßigen Wechsel gibt es aber auch bei Dozenten und Mitarbeitern. Auch hierbei greift HelloID zeitsparend und zuverlässig ein. Wechselt zum Beispiel eine Dozentin das Unternehmen, wird der Account inklusive sämtlicher anhängenden Elemente, Abhängigkeiten und Berechtigungen für drei Monate deaktiviert. „Nach dieser Zeit kann ich ihn automatisiert löschen lassen.“ Das gleiche gilt bei personellen Veränderungen innerhalb der Schulen. Nimmt jemand eine neue Position ein, erlangt er vollautomatisch die für den neuen Job vorgesehenen Berechtigungen und Zugangsmöglichkeiten. „Wir von der IT müssen bei solchen Changes überhaupt nicht mehr eingreifen und genau das war unser Ziel: diese Prozesse voll zu automatisieren. Dafür ist HelloID optimal.“

Für Cloud-Systeme optimiert

Bei mehr als 50 Standorten ist für die IT-Abteilung der Eckert Schulen klar, dass die Cloud in der Zukunft eine immer bedeutendere Rolle spielen wird. „Wir sind dabei, eine Migration zu Microsoft Azure zu machen. Bei der Ausrichtung und dem Konzept der Eckert Schulen ist es klar, dass die Cloud die Zukunft ist und wir werden massiv investieren.“ HelloID bietet sowohl in der On Premise- als auch in der Cloud-Umgebung Effizienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit. „Dabei war uns auch wichtig, dass Tools4ever ein europäischer Anbieter ist.“

• Komplette Automatisierung: Die Funktionen von HelloID umfassen das automatisierte On und Offboarding und regelt Change-Prozesse im HR automatisch im Hintergrund.
• Modulares Angebot: Kunden können sich aus dem HelloID-Paket genau die Komponenten auswählen, die sie für ihre Anwendungen brauchen. Das macht den Aufwand nur so groß, wie gerade nötig.
• Compliance und Cyber Security: Vorher definierte Compliance-Regeln sind genauso einfach umzusetzen wie die Maßnahmen zur Sicherheit von Daten und die Einhaltung von Datenschutzverordnungen.
• Guter Support: Durch vorgefertigte Templates und einen kundenorientierten Support ist HelloID leicht und wenig zeitentensiv in bestehende, auch komplexere Infrastrukturen zu Implementieren.
• Cloud-optimiert: Die Software ist bei der Nutzung in Cloud-Umgebungen genauso sicher und zuverlässig wie bei Vor-Ort-Netzwerken und ist für die Zusammenarbeit mit verschiedensten Cloudsystemen ausgerichtet.