Nutzen Sie Microsoft Teams?

Fast alle IT-Mitarbeiter werden jetzt ja sagen. Insbesondere in Zeiten von Home-Office und Mobilem Arbeiten stellen Unternehmen verschiedene Tools zur Verfügung, um die digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen und optimieren. Was dabei eine enorm wichtige Rolle spielt ist User Provisioning!

Microsoft Teams spielt dabei eine zentrale Rolle. Das Wachstum ist enorm. Laut Microsoft ist die Nutzung des Tools schon zu Beginn der Corona-Pandemie sprunghaft auf 44 Millionen täglich aktive Nutzer angestiegen. Nach einem halben Jahr hat Microsoft CEO Satya Nadella noch einmal einen Anstieg um 160 % auf 115 Millionen Nutzer zu verzeichnen.

Das hat natürlich gute Gründe: Microsoft Teams ist ein fantastisches Tool. Man kann Anrufe entgegennehmen, Daten austauschen, Meetings verwalten und mit seinen Kollegen chatten. Nur die Verwaltung von Berechtigungen ist für die IT durchaus zeitaufwändig.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Studenten Mitglieder der richtigen Teams sind, müssen manuell Berechtigungen gesetzt und gepflegt werden. Auch das ist normal, denn Benutzerverwaltung regelt sich eben nicht von selbst – oder doch?

User Provisioning mit Identity und Access Management

Mit einem Tool für automatisiertes User Provisioning können Sie Nutzerkonten mit Teams-Mitgliedschaften verknüpfen. Durch die Provisioning-Engine können Nutzer und Teams täglich synchronisiert werden. Über die Verbindung mit HR-Daten aus SAP-HCM, P&I Loga, Perbit, Workday, Personio oder Abacus werden Informationen wie Abteilungen und Klassen (für Schulen) ausgelesen. 

Das Team wird dann automatisch erstellt und die Mitglieder hinzugefügt. Das sorgt nicht nur für erhebliche Entlastung der IT, sondern auch für 100%ige Genauigkeit und Zufriedenheit bei den Endnutzern.

Delegation & Workflow mit IAM

Die Provisioning-Engine bietet eine gute Grundlage für die Verwaltung von Microsoft Teams, aber was ist mit den Ausnahmen? Es gibt immer jemanden, der zusätzlich in ein Team muss oder der zumindest zeitweise die Gruppe wechselt.

Hier kommt Delegation über Self-Service-Formulare zum Zug. Delegation bietet der IT die Möglichkeit, dem Manager oder Lehrer die Verantwortung für seine Teams zu übertragen. Mit webbasierten Formularen können Endnutzer Teams erstellen, Teammitglieder bearbeiten und Kanäle hinzufügen, ohne dass die IT einen Finger rühren muss.

Soll für gewisse Änderungen eine Genehmigung notwendig sein? Fügen Sie dem Formular einfach einen Workflow für die Genehmigung durch den Manager oder einen IT-Mitarbeiter hinzu. Erst dann werden die Änderungen automatisch im System verarbeitet und Teams-Mitgliedschaften synchronisiert. Jede Änderung bleibt nachvollziehbar und kann bei Bedarf überprüft und hinterfragt werden.

Diese Automatisierung der Microsoft-Teams-Verwaltung mit Delegation und Workflow bietet Flexibilität für IT und Endnutzer bei größtmöglicher Datensicherheit. Sind Sie schon ein Fan von User Provisioning geworden? Schauen Sie sich doch einmal an, welche Ihrer Systeme sich ebenfalls synchronisieren lassen und hören Sie endlich auf, Ihre Nutzerkonten manuell zu verwalten!

IAM-System sind Sie in der Lage, eine Schnittstelle zwischen einem beliebigen Quellsystem (normalerweise das HR-System) und Microsoft Teams zu erstellen. Diese Standard-Schnittstelle liest von Ihnen definierbare Informationen aus dem HR-System aus und verknüpft sie mit den entsprechenden Informationen in Teams.

Über automatisiertes Provisioning werden Änderungen dieser Informationen dann täglich bzw. mit delegierten Formularen und Workflows auch sofort synchronisiert. Die Standard-Schnittstelle via IAM-System ermöglicht Ihnen, u.a. folgende Änderungen automatisiert und fehlerfrei in Microsoft Teams umzusetzen:

  • einen Benutzer erstellen
  • einen Benutzer deaktivieren und ggf. reaktivieren
  • einen Benutzer einrichten (z. B. Telefonnummer für einen aktivierten Benutzer in Kombination mit Exchange Unified Messaging hinterlegen oder einen PIN-Code festlegen)
  • den PIN-Code für Voicemail-Zugang zurücksetzen
  • einen Pool auf Grundlage des Standorts im Active Directory auswählen
  • einem Benutzerkonto Berechtigungen hinzufügen oder entfernen
  • Run Command durchführen (einen Befehl an den Skype-for-Business-Server senden)

Übrigens kann ein IAM-System natürlich nicht nur eine Schnittstelle zu Microsoft Teams bilden.  Die systemübergreifende Benutzerverwaltung (User Provisioning) lässt sich im Netzwerk für fast alle Systeme und Anwendungen einrichten. Von Haus aus verfügt die IAM-Lösung von Tools4ever HelloID über eine große Auswahl an Standard-Schnittstellen. So können Sie Benutzerkonten (Authentifizierung) und Berechtigungen (Autorisierung) in über 150 Systemen und Anwendungen verwalten.

Automatisierte systemübergreifende Benutzerverwaltung bietet Ihnen neben dem deutlich reduzierten Verwaltungsaufwand noch viele weitere Vorteile: z. B. erhöhte Datensicherheit und Compliance für Audits.

Ihre Vorteile einer automatisierten Schnittstelle zu Microsoft Teams – die Relevanz von User Provisioning

  • Mühelose und fehlerfreie Benutzerverwaltung
  • Erhöhtes Sicherheitslevel
  • Mehr Kontrolle über Teams-Mitgliedschaften
  • Neue Mitarbeiter sind direkt produktiv
  • Keine Anhäufung von Berechtigungen bei Abteilungs-, Positions- oder Standortwechsel
  • Ex-Mitarbeiter werden vollständig und zeitnah gesperrt
  • Erhöhtes Service-Level

Geschrieben von:

Jan Pieter Giele

Managing Director DACH, Nord- & Osteuropa

Jan Pieter Giele ist seit 2004 als Managing Director verantwortlich für die Aktivitäten der Tools4ever Informatik GmbH. Von Bergisch Gladbach aus kümmert er sich um die Weiterentwicklung und den Verkauf unserer IAM-Tools in Deutschland, Schweiz, Österreich und Nord- & Osteuropa und überwacht Beratung, Implementierung und Support.